Comment mettre en place son programme de cooptation ?

Bien en amont, la 1re étape est d’établir le « pourquoi » de votre programme et le « comment ». Poser le cadre et le rédiger de manière exhaustive vous permettra d’avoir un processus sur lequel vous appuyer par la suite.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle décidé de lancer un programme de cooptation ? Quelles sont ses attentes mais également sa volonté dans la stratégie ?
Plus le sens d’une stratégie est compréhensible, plus il est facile de la porter et de faire adhérer.

C’est le référent qui va porter le projet et l’ancrer dans la stratégie globale de l’entreprise.
Il vous faut réfléchir également sur les relais au niveau des managers de proximité.
Un programme de cooptation efficace est un programme stable avec des éléments moteurs bien définis.

En dehors de vos attentes et du sens donné, il est important de clarifier ce que vous attendez précisément de la cooptation.
Quels sont vos besoins ? Quels seront les postes concernés par le programme ? Quels K.P.I. allez-vous suivre ?

Ce sont les modalités regroupant les conditions générales de votre programme de cooptation.
Elles vous permettent notamment de préciser le périmètre de votre programme : qui peut coopter ? Qui peut être coopté ? Comment allez-vous récompenser vos coopteurs ?

Pour cette phase d’élaboration stratégique, épaulez-vous d’experts sur le sujet ! Par exemple chez Keycoopt System, nos chefs de projet accompagnent leurs clients de la phase amont de conception à la mise en œuvre du programme et de notre solution digitale. Ils apportent conseils et bonnes pratiques sur :  le choix récompense et les CGU, les règles de programme de cooptation, conseils dans le déploiement du programme…. 

Élargissez le plus possible votre périmètre de coopteurs.
Plus le nombre de collaborateurs sollicités pour coopter sera élevé, plus les chances d’obtenir des candidatures de qualité seront grandes. Cela vous apportera également une plus grande diversité de profils.

Une fois les règles établies, l’organisation permet de définir le “comment”, de manière pratique, vous allez mettre en place votre programme de cooptation. Voici 4 questions à vous poser pour bâtir votre organisation.

Vous pouvez, par exemple, utiliser les mails, de l’affichage, une newsletter dédiée, une plateforme spécifique, etc.

Mettre en place un processus dédié à la cooptation permet de définir : qui est en charge, comment cela fonctionne, quels sont les délais etc…
Bien qu’un candidat coopté passe par les mêmes étapes qu’un candidat venant d’un autre canal, il ne faut pas oublier que le collaborateur s’est engagé.
Organiser ce processus vous permet de définir le suivi de vos collaborateurs coopteurs pour les maintenir informés.

C’est définir l’outil utilisé pour votre programme. Faire un état des lieux des outils digitaux et des moyens à disposition pouvant servir votre programme de cooptation est primordial.
Bien définir, en amont, votre cadre et votre organisation vous permettra de mieux choisir l’outil, si vous n’en avez pas.

Si vous avez déjà des outils utilisés par vos équipes RH et par votre service de communication interne :
Sont-ils efficaces ? Pertinents dans le cadre du recrutement collaboratif (ont-ils les bonnes fonctionnalités, utilisation, ergonomie, etc.) ? Vous permettent-ils d’engager les collaborateurs dans votre stratégie ?
Cette réflexion et ce bilan vont vous servir à évaluer votre intérêt à recourir à une solution spécialisée dans la cooptation (telle que Keycoopt System) .

Vos équipes RH sont en première ligne dans votre programme. Pour les mobiliser sur le projet, instaurez un accompagnement sur la conduite de changement qu’implique le programme (nouveau canal, formation à l’outil, nouvelle méthode, communication différente, etc.).

Plus les équipes RH sont sollicitées en amont de la réflexion sur le programme de cooptation, plus leur adhésion au programme sera facilitée.

Tout comme un nouveau produit, votre programme de cooptation doit être repérable, identifiable et engageant pour vos collaborateurs.
Avant de lancer votre programme :

… afin qu’il prenne sens et soit reconnu par vos collaborateurs.

Manager, RH, Service communication, Direction etc. pour créer déjà chez eux de l’adhésion et de la reconnaissance.

Et cela, bien avant le lancement !
Expliquez vos messages clés et votre stratégie afin de créer un dialogue avec vos collaborateurs autour de la cooptation.

En parallèle des autres actions, définissez un plan d’action en amont, pendant et après le lancement. Cela vous permettra de garder le cap et de définir l’investissement nécessaire qu’il faudra fournir afin de faire vivre votre programme.

Dans un programme de cooptation, les collaborateurs sont considérés comme une communauté de coopteurs. Faites vivre cette communauté et soignez son expérience pour en développer son plein potentiel !
L’animation peut doubler votre nombre de recrutements et de recommandations ! [2] C’est un atout non négligeable dans votre stratégie.
Vous pouvez développer une animation efficace autour de 4 principes.

Donnez du rythme et communiquez régulièrement autour de votre programme de cooptation.

Chaque communauté est propre à son entreprise, au secteur d’activité, etc. En osant dans vos communications, vous pourrez ainsi mieux identifier les actions à développer.

“Mieux vaut moins, mais mieux”. En effet, si vous n’avez pas de community manager dédié, commencez par des petites actions régulières en essayant de varier les canaux de communication :
– des messages ou des annonces sur le fil d’actualité de votre outil dédié ou réseau social d’entreprise,
– des emailing ciblés d’annonces à pourvoir,
– des campagnes d’affichage, des flyers, des Kakémonos, …. Découvrez ici comment créer une affiche de cooptation efficace !
– des événements physiques ou digitaux,
– des vidéos ….

La règle d’or est régularité et qualité.

Bien cibler et segmenter votre communication apporte un réel avantage. Vos collaborateurs reçoivent ainsi des informations et des postes à pourvoir en rapport avec leur réseau et leur intérêt.
Cela facilite leur engagement, améliore la rapidité et la qualité des recommandations.

Découvrez des exemples dans notre webinar “Engagez et animez vos collaborateurs pour réussir votre stratégie de cooptation ».