La cooptation est la 3ème source de recrutement en 2018 [1] . Plus de 37% des nouveaux venus dans une entreprise, auraient pu être cooptés par un collaborateur car déjà connus par l’un d’entre eux. Avec l’essor de la digitalisation, les outils permettant d’optimiser la cooptation se développent, c’est le cas de Keycoopt, pionnier depuis 2012. Pourtant beaucoup d’entreprises pratiquent la cooptation naturellement sans stratégie définie ou de manière sporadique… Nous appelons cela chez Keycoopt, la cooptation « artisanale ». Cette dernière comporte des risques. Explications

Qu’entendons-nous par cooptation « artisanale » ?

Au fur et à mesure des années, nous avons identifié 2 formes de cooptations artisanales :

  • La « cooptation artisanale naturelle » : flux naturel de recommandations, soit par un dépôt de CV sur le bureau du recruteur, par un mail envoyé, une réponse sur un panneau d’affichage (plus ou moins à jour sur les postes à pouvoir), dans une discussion lors d’événement interne, etc.
  • La « cooptation artisanale organisée »: pas si antinomique que cela car, certes, cette cooptation bénéfice d’un cadre défini (règlement, récompense), d’un programme et d’une communication dédiée… Mais les tâches (traitement des recommandations, suivi, feedbacks etc.) se font manuellement ou au mieux elles sont rattachées à un énième onglet de l’ATS du recruteur ou d’une page de la bourse à emploi.

La 1ère forme laisse aux collaborateurs la primeur du contact auprès des RH pour leur recommandation. Quant à la 2nd, elle n’est pas outillée, pas digitale … Et c’est en cela que nous les considérons comme artisanales.

« On a toujours fait comme ça ! »

cooptation-artisanale_naturelleEffectivement, le flux naturel de cooptation peut être considéré comme un « petit » plus, la cerise sur le gâteau apportée au recruteur. De plus, on peut estimer ne pas être prêt pour mettre en place un programme de cooptation : pas de stratégie définie de Marque Employeur, peu ou pas de culture de la transparence sur les recrutements en cours (confidentialité des recrutements), pas de budget à allouer à un nouveau programme… et des équipes RH déjà sur-sollicitées, qui n’ont pas forcément le temps pour un nouveau projet.

« On veut tester d’abord comme ça ! »

cooptation_artisanale_test_digitalisationIl peut sembler naturel de vouloir tester la cooptation de manière artisanale sans investir du temps, de l’argent et des ressources à la mise en place d’un outil de cooptation dédié…

Voir si cela vaut le coup d’investir plus ! Et s’il n’y a pas de recommandation tant pis, si un profil est coopté, c’est déjà ça de pris … à moindre coût !

Mais quels sont les impacts réels d’une cooptation « artisanale » ?

Lorsque ce n’est pas une pratique officielle et encadrée, le manque de transparence dans les démarches peut entraîner chez les collaborateurs une certaine défiance. Cela peut assimiler la cooptation à du piston. Cette défiance peut au fur et à mesure :

  1. d’une part se cristalliser si le collaborateur n’a aucun retour suite à sa recommandation (les feedbacks sont primordiaux lors d’engagement collaborateur).
  2. d’autre part désengager le collaborateur s’il n’a pas l’impression d’être valorisé pour l’effort supplémentaire qu’il a fait envers son entreprise.

Organisée, la cooptation va être plus largement diffusée, plus ordonnée, plus cadrée (par rapport à une cooptation artisanale naturelle). Les collaborateurs se référeront au programme de cooptation défini et transparent. Les campagnes de communication apporteront leur lot de recommandations…Il y a toutefois 3 grands risques principaux :

  1. Sans réellement d’outil dédié, le recruteur se retrouvera avec une problématique de centralisation et un risque de perte d’informations (une recommandation par mail, un CV sur le bureau etc.).
  2. Face à des tâches supplémentaires chronophages, l’équipe de recruteur n’aura pas le temps (et les moyens) d’assurer le suivi, l’animation et la promotion de son réseau de coopteurs et de cooptés.
  3. A défaut de centralisation des informations et d’outil dédié, il sera difficile pour le recruteur de bien cibler ses coopteurs par rapport aux postes à pourvoir et entraînera inextricablement une perte d’engagement des collaborateurs, noyés dans un flot d’informations non pertinentes pour eux.

Dans un cas comme dans l’autre, le manque de feedback (inhérent à ces modes), de transparence, d’actions ciblées et de ROI pour les recruteurs créent un désengagement des collaborateurs. Avec une 1ère expérience de coopteur insatisfaisante, la reconquête du collaborateur sera, comme celle d’un client, très difficile !

Un outil dédié, pour une cooptation optimisée !

A l’ère du digital, les outils dédiés à la cooptation se multiplient de plus en plus. Keycoopt Sytem, véritable solution dédiée, permet aux RH de lancer un programme de cooptation déployé à grande échelle. Cela permet également de développer l’engagement et la fidélisation des collaborateurs, grâce à des suivis de qualité, des contenus pertinents et une animation régulière.

Avantage non négligeable sur le temps alloué à la cooptation, les actions, qui étaient manuelles, ponctuelles et chronophages, deviennent automatisées et ciblées. Le temps économisé peut ainsi être mis à profit sur des tâches plus essentielles et à valeur ajoutée (les relations humaines du recruteur notamment).

Selon Alain FOURNIER, Directeur Recrutement et Diversité du Groupe BPCE, un système de cooptation digital permet, en plus, de professionnaliser la cooptation, de donner à tout le monde l’accès aux informations de manière pertinente et de rendre les collaborateurs acteur de la vie de leur entreprise et du développement de cette dernière. Plus engagés, ils recommandent, plus rapidement, des profils de qualité, réduisant le coût de recrutement par 3.

La preuve en chiffres

Parmi nos clients qui ont adopté la solution Keycoopt System : le cabinet EY a vu, depuis 2 ans ½, le nombre de ses recrutements par cooptation être multiplié par 4.  La Banque Populaire du Nord, quant à elle, a multiplié ce nombre par 2.5, en 1 an. Ils témoignent.

La cooptation artisanale, oui ça marche … Mais pour un temps et cela pourrait marcher tellement mieux ! Digitaliser et outiller le programme de cooptation c’est se donner les moyens de ne pas passer à coté de la puissance qu’apporte la cooptation : gain de temps, d’argent, optimisation des performances de recrutement, fort impact positif sur l’expérience collaborateur !

Vous voulez aller plus loin ? Découvrez notre mini-guide sur le programme de cooptation

Mini_guide_cooptation_programme_conseils_keycoopt_system