Comment faire pour passer d’un recrutement par cooptation artisanale à une cooptation organisée et digitalisée ? À quels résultats s’attendre ? Charlène HEMERY, Responsable Talents et Marque Employeur chez Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes (du groupe BPCE) témoigne de son expérience en la matière et des résultats obtenus.
NB : Découvrez la suite de l’interview de Charlène Hemery sur les bonnes pratiques à adopter pour réussir votre transition digitale en matière de cooptation.
Tout d’abord, pouvez-vous vous présenter ?
Charlène HEMERY : « Je suis Responsable Talents et Marque Employeur pour la Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes (BPAURA) du Groupe BPCE. Je suis notamment en charge, avec mon équipe, du recrutement externe et de la communication RH de BPAURA. Nos missions consistent à attirer et à fidéliser les collaborateurs en optimisant nos recrutements externes et en développant notre marque employeur. »
Il y a 8 mois, vous avez digitalisé votre programme de cooptation en lançant Coopt’Aura, votre solution digitale et collaborative éditée par Keycoopt System*.
1. Avant d’adopter une solution digitale, comment se passait la cooptation chez vous ?
Charlène HEMERY : « BPAURA, présente dans 15 départements avec 3 400 collaborateurs, est née de la fusion de 3 Banques Populaires régionales. Nous pratiquions la cooptation de manière artisanale et nos pratiques n’étaient pas harmonisées sur notre territoire.
Avant de digitaliser notre programme et de créer notre service Talents et Marque Employeur, les recommandations étaient suivies dans un fichier Excel partagé avec les 9 RRH de BPAURA. Une recommandation réussie était récompensée par un chèque-cadeau à hauteur de 300€ distribué à la fin de la période d’essai du candidat coopté.
Mais nous ne communiquions pas du tout sur la cooptation. Peu de collaborateurs connaissaient cette possibilité et les modalités exactes, certains pensaient même qu’il était mal vu de proposer le CV d’une connaissance. »
Pour quels résultats ?
Charlène HEMERY : « Les recommandations étaient beaucoup plus rares. En deux ans, nous avions eu 40 candidatures pour 18 recrutements sur les 600 recrutements effectués chez BPAURA.
Néanmoins, la qualité des CV reçus et le taux de transformation de près de 50% des candidatures nous ont rapidement permis de cerner le potentiel d’une telle démarche.
Ça a été un déclic pour mener une politique de cooptation plus attrayante et plus poussive, avec une volonté de faire plus de communication en interne. »
2. Et pourquoi avoir digitalisé la cooptation au sein de votre entreprise ?
Charlène HEMERY : « En fait, nous avions deux enjeux concernant la cooptation. Nous voulions à la fois relancer le dispositif et mener une vraie politique de cooptation pour favoriser :
- Un sourcing innovant qui nous permet de capter des profils que nous n’aurions pas touchés par d’autres canaux.
- Une optimisation des délais et des coûts de recrutement (pas de sourcing, pas d’externalisation, une qualification déjà amorcée par le collaborateur).
La digitalisation concernait plutôt le 2ème enjeu identifié : l’optimisation de notre processus de recrutement.
Avant la digitalisation, un collaborateur-coopteur pouvait avoir plusieurs interlocuteurs RH, ce qui pouvait entraîner une déperdition d’informations.
Il existait une certaine lourdeur dans le processus. Le fichier Excel devait être régulièrement renseigné sur les dates de fin de période d’essai par exemple, et un certain temps s’écoulait pour la remise du chèque-cadeau. L’expérience pour nos collaborateurs-coopteurs n’était donc pas optimale.
Nous voulions ainsi digitaliser notre programme de cooptation pour
- Simplifier le suivi de la recommandation.
- Améliorer la diffusion de l’information et la communication auprès des collaborateurs.
- Favoriser l’acte de recommandation : avoir un canal pour recommander.
- Moderniser notre image et Marque Employeur auprès de nos collaborateurs et candidats. »
3. Comment s’est passée la transformation digitale de votre cooptation et de vos recrutements ?
Charlène HEMERY : « Nous avons entamé les discussions avec Keycoopt System durant l’été 2019, et nous avons lancé notre plateforme de cooptation COOPT’AURA le 7 janvier 2020. Cela a été assez vite notamment grâce à Angélique, notre Customer Satisfaction Manager qui nous est dédiée chez Keycoopt System. Elle nous a accompagnés tout au long du processus avec réactivité et proactivité.
En même temps que la configuration de l’outil (en lien avec les équipes Keycoopt System), nous avons bâti notre nouvelle politique et le cadre de notre programme de recrutement par cooptation : les modalités, la charte (qui peut coopter ou être coopté ? Comment ? etc..) et le cadre des primes.
Puis, la transformation s’est faite en 2 phases.
Phase 1 : Définition de notre plan de communication et mise en action.
La communication est primordiale pour faire de la pédagogie sur la cooptation et sur l’outil. Notre plus gros défi (qui fut d’ailleurs notre 1ere étape de communication) a été de faire savoir à nos collaborateurs qu’ils pouvaient coopter une personne de leur réseau professionnel ou personnel, que ce n’était pas interdit (selon les règles définies) ou mal perçu, au contraire.
Ainsi, pendant les 2 premiers mois du lancement, avec l’aide de notre service communication interne et de Keycoopt System, nous avons mené une communication cross canal auprès de nos collaborateurs.
Nous avons utilisé tous les moyens à disposition pour le faire (intervention en live, articles, réseaux sociaux internes, etc.).
Puis notre deuxième étape a été de montrer les résultats obtenus. Depuis mars, nous communiquons sur les réussites avec des données chiffrées (notamment sur le nombre de candidatures reçues et le taux de transformation) et réalisons des témoignages de binômes coopteurs et cooptés pour confirmer que les recommandations de nos collaborateurs aboutissent !
Phase 2 : Formation des utilisateurs à l’outil.
Les utilisateurs RH.
La formation proposée par Keycoopt System simplifie l’utilisation de la plateforme, déjà très intuitive. En 2h, les équipes avaient tous les éléments nécessaires pour prendre en main l’outil.
Les utilisateurs Collaborateurs.
Pour les collaborateurs, nous nous sommes aussi appuyés sur nos Digital Partners. Ce sont nos relais digitaux de proximité ! Leur rôle a été primordial pour faire rayonner la culture du digital, faire connaître l’outil au plus grand nombre, répondre aux questions et montrer la simplicité d’utilisation (une recommandation se fait en quelques clics).
Ces derniers ont rapidement joué le jeu d’ailleurs ! »
Pour ne rien oublier, télécharger notre checklist pour lancer votre programme de cooptation.
4. Justement, quels sont les résultats obtenus de cette cooptation digitalisée sur vos recrutements ?
Charlène HEMERY : « Ils sont au-delà de toutes attentes ! En 8 mois, nous avons réalisé 28 recrutements effectifs grâce aux 238 candidatures reçues, soit un taux de transformation de plus de 10%.
Un taux de transformation du recrutement par cooptation 10X supérieur à tous nos autres canaux de recrutement !
Sur les autres canaux 1 CV sur 100 aboutit à un recrutement. Les cooptations que nous recevons permettent 1 recrutement pour 10 candidatures reçues.
Et dans les candidatures reçues non retenues, nous avons également une quarantaine de profils de candidats-cooptés que nous gardons précieusement dans notre vivier et que nous recontacterons dès que nous aurons une opportunité.
Cela montre bien que les collaborateurs ont compris leur rôle d’Ambassadeur… Et qu’ils le prennent au sérieux. Ils réfléchissent aux CV qu’ils envoient et abordent qualitativement le sujet avec leur coopté.
Le recrutement par cooptation concerne aussi tous les métiers et l’ensemble de notre territoire : zone rurale, montagne, grandes agglomérations… Il n’y en a pas un plus représenté qu’un autre.
Le recrutement par cooptation coûte 5X moins cher que les autres canaux.
Et cela inclut les primes revalorisées de 500€, ainsi que les frais liés à la plateforme !
En dehors des chiffres, les retours en interne sont également très bons !
J’ai même reçu des appels spontanés pour me féliciter de la plateforme. Les collaborateurs apprécient beaucoup la simplicité de Coopt’AURA et aussi le fait d’être tenu informés du suivi apporté à leurs recommandations.
Même ceux dont la recommandation n’a pas abouti continuent de coopter. »
« Nous voulions digitaliser ce process pour simplifier notre utilisation, mais passer par un outil dédié nous a projeté dans une autre volumétrie à laquelle on ne s’attendait pas ! Digitaliser cette démarche a poussé nos collaborateurs à la cooptation ! »
Un grand merci à Charlène pour ce témoignage ! La suite de l’interview sur les bonnes pratiques à adopter pour effectuer votre transformation est à découvrir ici.
*Keycoopt propose aux entreprises de développer le recrutement par la cooptation et de favoriser la Mobilité Interne grâce à sa solution digitale et collaborative, Keycoopt System. La plateforme collaborative (en mode Saas et en marque blanche) diffuse les offres d’emploi disponibles auprès des collaborateurs. Ces derniers peuvent, depuis la plateforme et en quelques clics : postuler, recommander (coopter) ou partager sur leurs réseaux sociaux les offres d’emploi .
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