Recruter grâce à ses collaborateurs est une pratique dont nous sommes convaincus chez Keycoopt System[1]. La cooptation permet de booster vos recrutements. Mais quels sont les éléments essentiels pour que cette stratégie soit un succès ? L’un d’eux, c’est l’animation de votre programme de cooptation ! Découvrez nos exemples et bonnes pratiques pour bien animer votre programme.

3 étapes clés pour réussir un programme de cooptation  :

  1. La définition du programme en tant que tel avec ses règles (voici une checklist qui vous aidera)
  2. L’adoption d’une solution dédiée ou non selon les objectifs (cooptation artisanale vs digitale)
  3. Et l’étape à ne surtout pas négliger : l’animation du programme de cooptation auprès des collaborateurs.

Effectivement, vous aurez beau avoir mis en place un programme de cooptation avec des règles hyper claires, des récompenses attractives et avoir un outil au top pour gérer les recommandations… Si vous ne communiquez qu’une seule et unique fois auprès de vos collaborateurs… soyons francs, votre programme risque d’être un échec !

Comme pour une communauté sur les réseaux sociaux, la clé du succès d’un programme de cooptation réside dans l’animation !

programme de cooptation animationAttention, qui dit animation, ne veut pas dire faire le job d’un community manager à temps plein alors que vous êtes recruteur ! Il y a des actions simples à mettre en place.

Nous vous proposons de découvrir les 4 phases pour une animation réussie, illustrées par des exemples de best practices de nos clients Keycoopt System.

1. Communiquez lors du lancement

Créez l’évènement lors du lancement de votre programme : faites un teasing en amont, réunissez vos collaborateurs autour d’un petit déjeuner ou d’événements à distance pour faire une démonstration et répondre aux premières questions …

3 objectifs :
• Annoncer la nouveauté
• Expliquer le fonctionnement du programme à vos salariés
• Et surtout donner le sens ! C’est essentiel pour réussir à les engager dans votre stratégie RH.

Comment ?

Très bel exemple de la société ENEDIS avec leur plateforme Power Cooptation qui a décidé d’embarquer ses collaborateurs via une vidéo. Les messages clés sont ainsi transmis. Chaque collaborateur peut :

  • « Être acteur de son évolution »
  • « Être ambassadeur de son entreprise »

Une vidéo de ce type peut ensuite être relayée à chaque collaborateur dans un emailing de lancement, publiée sur l’intranet de l’entreprise… mais aussi diffusée sur les réseaux sociaux pour promouvoir la Marque Employeur de l’entreprise.

Variez vos contenus d'animation

D’autres actions sur site (siège ou réseau) sont facilement réalisables :

  • Un kakemono comme chez Feu Vert permettra dès l’entrée du siège de sensibiliser les collaborateurs sur la nouveauté.
  • Des affiches au niveau des sièges régionaux de la Caisse d’épargne Hauts de France ou des affiches disposées dans les locaux internes de la SNCF pour que chaque collaborateur soit informé du programme.
  • Ou tout simplement des flyers glissés dans la fiche de paie ou envoyés à chaque point de vente comme chez Krys pour distribuer au personnel.

animation programme cooptation N’oubliez pas vos managers et vos relais de proximité dans vos communications amonts

Vos managers terrains représentent un véritable canal de communication et d’adhésion à votre programme de cooptation. Après tout, les besoins de recrutements sont pour LEURS équipes. Bien communiquer auprès d’eux (et avoir leur adhésion sur le projet) leur permet d’endosser pleinement leur rôle pour faire vivre le programme au plus près des collaborateurs (sur le terrain).

Certaines entreprises s’appuient également sur des Ambassadeurs digitaux, telle que la société Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes. Manager ou non, ces relais de proximité ont pour rôle d’accompagner les collaborateurs sur leur utilisation du digital et de l’outil utilisé, notamment en ce qui concerne le programme de cooptation.

Vous pouvez leur présenter en avant-première le programme ainsi que la démo de la plateforme pour qu’ils aient toutes les cartes en main pour répondre aux éventuelles questions des collaborateurs.

2. Communiquez régulièrement sur les nouveautés

Certains collaborateurs auront la démarche pro-active de consulter régulièrement les annonces (des postes à pourvoir), mais cela ne sera pas le cas de tous.

Il faut donc veiller à communiquer régulièrement sur les nouveaux postes à pourvoir et si possible de manière ciblée pour éviter de « spammer » le collaborateur avec des annonces qui ne correspondent pas à son réseau.

C’est tout l’intérêt d’une solution telle que Keycoopt System, qui en plus d’être une plateforme simple d’utilisation, est dotée d’un algorithme de matching qui permet aux recruteurs d’envoyer des offres de manière ciblée et automatique pour plus d’efficacité et de gain de temps.

Pour trouver d’autres idées …

3. Communiquez sur les succès, les réussites

Il est important de communiquer auprès de vos collaborateurs (coopteurs ou non) sur les succès pour garder l’engagement et donner envie à tous ceux n’ont pas encore franchi le pas de la cooptation. Les succès et réussites affichés permettent également de rassurer ceux pour qui les recommandations n’ont pas abouti. Cela prouve que 100% des gagnants ont tenté leur chance !

Communiquez sur toutes les réussites pour mettre en avant les collaborateurs engagés et embarquer les autres !

Voici un excellent exemple avec la société Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes qui a mis en place 3 actions pour promouvoir les réussites de son programme :

  • Un billet dédié sur le fil d’actualité * de leur plateforme de cooptation avec le TOP 5 des coopteurs les plus actifs.
  • L’envoi d’une boîte de Shanty Biscuit pour remercier ces coopteurs-collaborateurs engagés.
  • La parution d’une double page consacrée dans leur journal interne avec une interview coopteur/coopté.

*Avec la solution Keycoopt System, il est aussi possible de communiquer directement sur la plateforme via un fil d’actualités. Idéal pour tenir au courant les collaborateurs de toutes les actualités et réussites !

Une autre action facileanimation programme de cooptation

Vous pouvez faire des témoignages en duo coopteur/coopté en vidéo, comme cette vidéo réalisée par Natixis. Cela crédibilise la démarche et permet aux collaborateurs de se projeter.

4. Animez les collaborateurs dans la durée

Au lancement de votre programme de cooptation, vous serez sûrement satisfait des premiers résultats (et on vous le souhaite d’ailleurs) : hausse du nombre de cooptations, premiers recrutements réalisés … mais l’enjeu principal sera de maintenir cet engagement dans le temps !

Comment ?

1. Pensez à engager tous les nouveaux collaborateurs dès l’onboarding. Nous vous conseillons d’intégrer une communication à ce sujet dans le process d’intégration de tout nouveau collaborateur pour être sûr que 100% des nouveaux soient au courant de l’existence de votre programme de cooptation.

2. Animez vos collaborateurs grâce à un jeu concours. De nombreuses occasions peuvent s’y prêter : l’arrivée de l’été, une vague importante de recrutement à venir, l’anniversaire du programme de cooptation etc. L’idée étant de booster les recommandations pendant une période donnée avec à la clé un cadeau, un voyage ou une prime !

Voici un exemple ici avec la plateforme Uptocoopt (déployée par le groupe BPCE) qui a organisé un jeu concours à l’occasion d’une nouvelle année, avec un tirage au sort pour gagner une carte cadeau.

 

Ce qu’il faut retenir pour réussir l’animation de votre programme de cooptation

  1.  Vos collaborateurs sont au cœur de votre programme de cooptation, il est donc essentiel de communiquer régulièrement avec eux.
  2. Des actions simples peuvent être mises en place, finalement il s’agit de bien démarrer la conversation et de régulièrement donner « des nouvelles ».
  3. Pour vos communications, ne pensez pas que digital, n’oubliez pas les « classiques » supports physiques comme les affiches ou flyers !
  4. Un petit coup de pouce du service communication pourra vous être utile, mais ce n’est pas indispensable, rassurez-vous ! D’ailleurs chez Keycoopt System, nous proposons, en plus de notre accompagnement, des solutions d’animations clés en main personnalisable pour vous aider !
  5. Si vous optez pour une solution digitale dédiée, étudiez les fonctionnalités du logiciel qui vous permettront en plus de communiquer auprès des collaborateurs .

* Keycoopt System, solution digitale et collaborative, propose aux entreprises de développer le recrutement par la cooptation et de favoriser la Mobilité Interne. La plateforme collaborative (en mode Saas et en marque blanche) diffuse les offres d’emploi disponibles auprès des collaborateurs. Ces derniers peuvent, depuis la plateforme et en quelques clics : postuler, recommander (coopter) ou partager sur leurs réseaux sociaux les offres d’emploi .