Pourquoi lancer un programme de cooptation ? Quels sont les piliers de la réussite et comment bénéficier pleinement de l’engagement de ses collaborateurs ? Voici les questions que nous avons posées à Gaëlle DELEPAUT, Responsable Marketing et Communication et Walid MEZAZRA, Chef de Projet Marketing Digital, du service Recrutement et Marque Employeur SNCF. Ils nous ont partagé : leur retour d’expérience, leurs bonnes pratiques et leurs résultats…

Gaelle Delepaut et Walid Mezazra SNCF lancer programme de cooptation

Pourquoi lancer un programme de cooptation ?

Gaëlle DELEPAUT & Walid MEZAZRA – SNCF :

« D’abord, un peu de contexte.

SNCF est une entreprise industrielle et de services. Le groupe est composé de 5 sociétés qui interviennent dans différents secteurs tels que : la maintenance et les travaux de l’infrastructure, la circulation ferroviaire, le maintien des gares et leur commercialisation, le transport de marchandises et des voyageurs.

Des besoins en recrutement multiples.

Tous les secteurs d’intervention SNCF représentent plus de 150 métiers. Certains métiers sont en forte concurrence : électricité, mécanique, télécom et BTP. D’autres ne sont pratiqués que chez nous (ou presque) : conduite des trains ou aiguillage des trains.
Les enjeux de recrutement que nous rencontrons sont variés : fort volume, tout niveau de diplôme, sur tout le territoire français, des délais de formation avant la prise de poste…

Un potentiel issu de la cooptation artisanale identifié.

Avant de lancer le programme de cooptation « Coopt’Station » avec Keycoopt System*, il existait des programmes locaux et informels. Des collaborateurs recommandaient des connaissances, transmettaient des CV sans garantie sur la transmission de ceux-ci au bon interlocuteur. Parfois des dispositifs de cooptation étaient mis en place de manière artisanale et non uniforme dans certaines entités.

Pourquoi avons-nous lancé un programme de cooptation organisé et digitalisé ?

Nous avons voulu optimiser le potentiel identifié, diversifier nos méthodes de sourcing et harmoniser les pratiques tout en concentrant les efforts sur les besoins les plus difficiles à pourvoir.

De plus, des collaborateurs étant déjà engagés dans les programmes locaux, nous voulions capitaliser sur cette mine d’or potentielle et encourager la participation de nos collaborateurs aux recrutements !

Nous avions aussi le besoin de généraliser et uniformiser les pratiques de la cooptation, de gagner en efficacité et en communication afin de clarifier le positionnement de la cooptation… C’est pourquoi nous avons proposé un programme commun et porté par les DRH.
(NB : la différencier du piston entre autres !)

En résumé, un programme de cooptation général et commun nous permet de :
– Professionnaliser le dispositif.
– Le rendre transparent et accessible à tous.
– Bénéficier au maximum de ses avantages. »

Comment SNCF a-t-elle mis en place son programme ?

Gaëlle DELEPAUT & Walid MEZAZRA – SNCF :

« Dans une 1ère phase, nous avons expérimenté. Les enseignements tirés de cette phase nous ont permis de définir 4 piliers centraux constituant la 2ème phase…Et la réussite de notre programme.

Pilier N°1 : le périmètre des coopteurs/notre ciblage.

Nous avons démarré dans la 1ère phase d’expérimentation sur une intuition : un nombre limité de coopteurs (RH et Dirigeants en 1er lieu venant s’ajouter ensuite les ingénieurs) permettait de mieux atteindre les profils des candidats souhaités.
Nous avons eu un soubresaut de notre programme lors du petit élargissement aux ingénieurs embauchés récemment. Ce signe nous a permis de comprendre qu’un ciblage plus pertinent constituait l’un des piliers de réussite d’un programme de cooptation.

Nous avons donc, dans la 2ème phase et accompagnés d’Angélique Xavier, notre cheffe de projet Keycoopt System, élargi le périmètre des coopteurs aux collaborateurs opérationnels, plus proches des métiers recherchés : les managers de proximité qui sont au contact des agents de terrain (qui représentent la plupart des recrutements) !

NB : Le programme de cooptation « Coopt’station » s’adresse à tout le monde mais nous avons fait le choix d’inscrire uniquement ceux qui en font la demande. Cela engage chaque collaborateur dans la démarche et s’est avéré plus efficace pour nous que des ajouts en masse de catégories de collaborateurs. Et les résultats sont au rendez-vous (cf. en fin de témoignage).

Pilier N°2 : la communication.

Nous avons développé une communication de proximité, notamment auprès des managers, pour leur expliquer la démarche via des emailings ciblés, mais aussi auprès des RRH pour qu’ils relaient l’information.
Nous avons également informé TOUS nos collaborateurs sur l’existence et les modalités du programme pour leur permettre de recommander une personne dès que possible !

Enfin, nous diversifions nos supports (affichages dans les locaux fréquentés, mailings, visuels…) pour communiquer sur les succès et partager des témoignages de coopteurs… C’est cette communication à la fois plus massive et plus ciblée qui nous a permis de faire « décoller notre programme ».

Pilier N°3 : Créer des relais de proximité.

Les managers sont au cœur d’un 3ème pilier : celui des Ambassadeurs du programme auprès des équipes !

En donnant la primeur des informations aux managers, nous développons leur adhésion à la démarche. Ils sont également plus à même d’expliquer sur le terrain le sens du programme de cooptation, la démarche à faire ou encore l’utilisation de l’outil dédié.

L’appropriation du concept du programme de cooptation et de l’outil par le management intermédiaire permet une cascade d’adhésion au programme : du top management jusqu’à l’ensemble des collaborateurs !

Pilier N°4 : la prime de cooptation.

Dans la 2ème phase, nous avons mis en place une prime de cooptation. Pour chaque recommandation ayant abouti à un recrutement, le collaborateur reçoit une gratification.
La prime a été un déclencheur du succès; bien que ce ne soit pas la seule motivation de nos collaborateurs. Les collaborateurs, qui recommandent, veulent principalement aider quelqu’un de leur entourage et améliorer le quotidien des équipes qui peuvent souffrir du manque d’effectif.

La prime permet ainsi de valoriser leur engagement et de montrer la reconnaissance de SNCF au collaborateur qui s’investit. Le collaborateur prend du temps pour chercher dans son entourage, expliquer le fonctionnement de SNCF et le métier proposé à son coopté. Il est normal de récompenser ce collaborateur. »

Quels enseignements tirez-vous des résultats de la 2ème phase par rapport à la 1ère ?

Gaëlle DELEPAUT & Walid MEZAZRA – SNCF :

« 3 enseignements sont à retenir :

  • Bien communiquer sur son programme pour créer de l’engagement.
  • Ouvrir son périmètre de membres pour bénéficier du réseau de chacun.
  • Cibler les coopteurs en fonction des besoins de recrutement met en lumière aussi le marché « caché » de candidats, peu visibles sur les autres canaux de sourcing : les conducteurs de trains ou les agents de la sureté ferroviaire, par exemple.

Et par rapport à l’utilisation de la solution dédiée à la cooptation Keycoopt System* ?

Évidemment, il y a l’outil en lui-même très simple d’utilisation et très pratique pour tous les utilisateurs (le fil d’actualité, les rapports ciblés disponibles pour les recruteurs, les suivis des candidatures facilités, l’ergonomie…).

A cette facilité d’utilisation (côté recruteur comme collaborateur) s’ajoute l’accompagnement de Keycoopt System, très proactif, sur la formation des recruteurs, sur les bonnes pratiques et sur les nouveautés. Cela nous a permis de nous concentrer sur le dispositif, la communication autour du programme et sur le traitement des candidats.

La solution en elle-même permet aussi d’avoir plus de réactivité, d’agilité et d’adaptabilité à nos besoins spécifiques. »

Gaëlle DELEPAUT : « Nous sommes sur une solution dont aujourd’hui je ne pourrai plus me dispenser ! »

Pour quels résultats ?

Gaëlle DELEPAUT & Walid MEZAZRA – SNCF :

« Les résultats parlent d’eux-mêmes :

Comparé à d’autres outils de sourcing, le taux de transformation de notre programme est très bon. Nous avons un process de recrutement nécessitant plusieurs tests et parfois des formations avant la prise de poste, ce qui peut allonger le délai de recrutement. Le contexte 2020 a, aussi, quelque peu chamboulé la programmation des journées d’évaluation en agences de recrutement SNCF, mais depuis septembre, nous avons en moyenne 30 recrutements par mois via la cooptation.

Nous étions partis sur une base de 6 000 membres, suite à la 2ème phase nous sommes passés à 9 690 membres, soit 3 690 demandes d’inscriptions (volontaires) à la plateforme. Et une demande d’inscription donne lieu quasiment à chaque fois à une cooptation !

Walid MEZAZRA : « Les chiffres sont le reflet de tous ces éléments : ciblage pertinent, communication massive et de proximité, outil performant et simple, accompagnement complet et proactif ! »

Un grand merci à Gaëlle et Walid pour leur témoignage ! Vous pouvez également regarder le replay du webinar et retrouver leur retour d’expérience ainsi que les conseils et les best-practices d’Angélique Xavier, Cheffe de projet, et de Guillaume Dubrule, Directeur Associé Keycoopt System : « Mettre en place son programme de cooptation : retour d’expérience SNCF »

*Keycoopt propose aux entreprises de développer le recrutement par la cooptation et de favoriser la Mobilité Interne grâce à sa solution digitale et collaborative, Keycoopt System. La plateforme collaborative (en mode Saas et en marque blanche) diffuse les offres d’emploi disponibles auprès des collaborateurs. Ces derniers peuvent, depuis la plateforme et en quelques clics : postuler, recommander (coopter) ou partager sur leurs réseaux sociaux les offres d’emploi .