Les piliers pour lancer son programme de cooptation : SNCF nous raconte

Gaëlle DELEPAUT & Walid MEZAZRA – SNCF :

« D’abord, un peu de contexte.

SNCF est une entreprise industrielle et de services. Le groupe est composé de 5 sociétés qui interviennent dans différents secteurs tels que : la maintenance et les travaux de l’infrastructure, la circulation ferroviaire, le maintien des gares et leur commercialisation, le transport de marchandises et des voyageurs.

Tous les secteurs d’intervention SNCF représentent plus de 150 métiers. Certains métiers sont en forte concurrence : électricité, mécanique, télécom et BTP. D’autres ne sont pratiqués que chez nous (ou presque) : conduite des trains ou aiguillage des trains.
Les enjeux de recrutement que nous rencontrons sont variés : fort volume, tout niveau de diplôme, sur tout le territoire français, des délais de formation avant la prise de poste…

Avant de lancer le programme de cooptation « Coopt’Station » avec Keycoopt System*, il existait des programmes locaux et informels. Des collaborateurs recommandaient des connaissances, transmettaient des CV sans garantie sur la transmission de ceux-ci au bon interlocuteur. Parfois des dispositifs de cooptation étaient mis en place de manière artisanale et non uniforme dans certaines entités.

Nous avons voulu optimiser le potentiel identifié, diversifier nos méthodes de sourcing et harmoniser les pratiques tout en concentrant les efforts sur les besoins les plus difficiles à pourvoir.

De plus, des collaborateurs étant déjà engagés dans les programmes locaux, nous voulions capitaliser sur cette mine d’or potentielle et encourager la participation de nos collaborateurs aux recrutements !

Nous avions aussi le besoin de généraliser et uniformiser les pratiques de la cooptation, de gagner en efficacité et en communication afin de clarifier le positionnement de la cooptation… C’est pourquoi nous avons proposé un programme commun et porté par les DRH.
(NB : la différencier du piston entre autres !)

En résumé, un programme de cooptation général et commun nous permet de :
– Professionnaliser le dispositif.
– Le rendre transparent et accessible à tous.
– Bénéficier au maximum de ses avantages. »

Gaëlle DELEPAUT & Walid MEZAZRA – SNCF :

« Dans une 1^ère phase, nous avons expérimenté. Les enseignements tirés de cette phase nous ont permis de définir 4 piliers centraux constituant la 2^ème phase…Et la réussite de notre programme.

Nous avons démarré dans la 1ère phase d’expérimentation sur une intuition : un nombre limité de coopteurs (RH et Dirigeants en 1er lieu venant s’ajouter ensuite les ingénieurs) permettait de mieux atteindre les profils des candidats souhaités.
Nous avons eu un soubresaut de notre programme lors du petit élargissement aux ingénieurs embauchés récemment. Ce signe nous a permis de comprendre qu’un ciblage plus pertinent constituait l’un des piliers de réussite d’un programme de cooptation.

Nous avons donc, dans la 2ème phase et accompagnés d’Angélique Xavier, notre cheffe de projet Keycoopt System, élargi le périmètre des coopteurs aux collaborateurs opérationnels, plus proches des métiers recherchés : les managers de proximité qui sont au contact des agents de terrain (qui représentent la plupart des recrutements) !

Nous avons développé une communication de proximité, notamment auprès des managers, pour leur expliquer la démarche via des emailings ciblés, mais aussi auprès des RRH pour qu’ils relaient l’information.
Nous avons également informé TOUS nos collaborateurs sur l’existence et les modalités du programme pour leur permettre de recommander une personne dès que possible !

Enfin, nous diversifions nos supports (affichages dans les locaux fréquentés, mailings, visuels…) pour communiquer sur les succès et partager des témoignages de coopteurs… C’est cette communication à la fois plus massive et plus ciblée qui nous a permis de faire « décoller notre programme ».

Les managers sont au cœur d’un 3ème pilier : celui des Ambassadeurs du programme auprès des équipes !

En donnant la primeur des informations aux managers, nous développons leur adhésion à la démarche. Ils sont également plus à même d’expliquer sur le terrain le sens du programme de cooptation, la démarche à faire ou encore l’utilisation de l’outil dédié.

L’appropriation du concept du programme de cooptation et de l’outil par le management intermédiaire permet une cascade d’adhésion au programme : du top management jusqu’à l’ensemble des collaborateurs !

Dans la 2ème phase, nous avons mis en place une prime de cooptation. Pour chaque recommandation ayant abouti à un recrutement, le collaborateur reçoit une gratification.
La prime a été un déclencheur du succès; bien que ce ne soit pas la seule motivation de nos collaborateurs. Les collaborateurs, qui recommandent, veulent principalement aider quelqu’un de leur entourage et améliorer le quotidien des équipes qui peuvent souffrir du manque d’effectif.

La prime permet ainsi de valoriser leur engagement et de montrer la reconnaissance de SNCF au collaborateur qui s’investit. Le collaborateur prend du temps pour chercher dans son entourage, expliquer le fonctionnement de SNCF et le métier proposé à son coopté. Il est normal de récompenser ce collaborateur. »

Gaëlle DELEPAUT & Walid MEZAZRA – SNCF :

« 3 enseignements sont à retenir :

• Bien communiquer sur son programme pour créer de l’engagement.
• Ouvrir son périmètre de membres pour bénéficier du réseau de chacun.
• Cibler les coopteurs en fonction des besoins de recrutement met en lumière aussi le marché « caché » de candidats, peu visibles sur les autres canaux de sourcing : les conducteurs de trains ou les agents de la sureté ferroviaire, par exemple.

La solution en elle-même permet aussi d’avoir plus de réactivité, d’agilité et d’adaptabilité à nos besoins spécifiques. »

Gaëlle DELEPAUT : « Nous sommes sur une solution dont aujourd’hui je ne pourrai plus me dispenser ! »

Gaëlle DELEPAUT & Walid MEZAZRA – SNCF :

« Les résultats parlent d’eux-mêmes :

Comparé à d’autres outils de sourcing, le taux de transformation de notre programme est très bon. Nous avons un process de recrutement nécessitant plusieurs tests et parfois des formations avant la prise de poste, ce qui peut allonger le délai de recrutement. Le contexte 2020 a, aussi, quelque peu chamboulé la programmation des journées d’évaluation en agences de recrutement SNCF, mais depuis septembre, nous avons en moyenne 30 recrutements par mois via la cooptation.

Nous étions partis sur une base de 6 000 membres, suite à la 2ème phase nous sommes passés à 9 690 membres, soit 3 690 demandes d’inscriptions (volontaires) à la plateforme. Et une demande d’inscription donne lieu quasiment à chaque fois à une cooptation !

Walid MEZAZRA : « Les chiffres sont le reflet de tous ces éléments : ciblage pertinent, communication massive et de proximité, outil performant et simple, accompagnement complet et proactif ! »

Un grand merci à Gaëlle et Walid pour leur témoignage ! Vous pouvez également regarder le replay du webinar et retrouver leur retour d’expérience ainsi que les conseils et les best-practices d’Angélique Xavier, Cheffe de projet, et de Guillaume Dubrule, Directeur Associé Keycoopt System : « Mettre en place son programme de cooptation : retour d’expérience SNCF »