Mettre en place son concours de cooptation : les 6 étapes pour réussir !

Effectivement, comme toute action de communication, votre concours doit vous aider à atteindre un objectif fixé. Souvent, le concours de cooptation est utilisé pour redonner un coup de pep’s au programme de cooptation, un nouvel élan et un nouveau départ… Ou pour fêter l’anniversaire du programme.
Mais vous pouvez challenger vos collaborateurs pour :

• Lancer, pour la 1ère fois, votre programme de cooptation : le jeu un bon moyen pour faire découvrir votre programme (l’outil utilisé et les bonnes pratiques) à vos collaborateurs.
• Booster les recommandations : pour pallier une période creuse ou parce que vous avez identifié une baisse d’implication de vos collaborateurs.
• Cibler votre stratégie de cooptation sur des profils pénuriques : challenger les collaborateurs pour obtenir des recommandations de profils que vous avez du mal à recruter. 
• Appuyer une campagne de recrutement spécifique (ex : alternants, CDD, job d’été, etc.) : dans ce cadre, le concours de cooptation s’inscrit dans un plan d’action multicanal.
• Mettre en lumière un nouveau besoin en recrutement (ouverture d’un nouveau site, développement d’une nouvelle région ou zone géographique, etc.) : le concours permet de faire connaître ce nouveau besoin et de donner un coup de main à l’équipe recrutement.
• Inciter à découvrir un nouvel outil dédié à la cooptation : effectivement, lors de la mise en place d’un programme de cooptation digitalisé, les collaborateurs doivent se familiariser avec l’outil digital utilisé.

En fonction des objectifs fixés, pensez à instaurer des KPIs afin d’analyser et d’évaluer les résultats obtenus. Choisissez 3 KPIs maximum qui vous semblent les plus pertinents. Par exemple :

La mécanique de jeu va déterminer « comment » vos collaborateurs doivent jouer et par quelles actions spécifiques ils pourront gagner le concours. Elle doit être simple pour aider à la participation. Et bien sûr la mécanique est liée à l’objectif, que vous souhaitez atteindre.

Sans être exhaustif, voici quelques exemples :

• Faire le plus de recommandations : le gagnant du concours sera celui ayant fait le plus de recommandations.
• Tirage au sort parmi les recommandations effectuées : 1 recommandation = 1 chance de gagner.
• Une prime doublée pour les collaborateurs dont les recommandations ont abouti à un recrutement.
• Pour « 3 » candidats recommandés qui sont contactés (c’est-à-dire correspondant à tel ou tel profil recherché) le coopteur-collaborateur recevra un cadeau.

La récompense liée à votre concours doit être définie avec soin (de la même façon que vous avez choisi la prime de cooptation dans votre programme). Elle constitue l’élément moteur de votre concours. Pour être attractive, elle doit être :

• Originale (susciter l’intérêt).
• Cohérente avec le reste de vos communications et votre Marque.
• Attrayante avec une certaine valeur (émotionnelle ou monétaire).

Bien que la récompense monétaire pure puisse être votre 1er réflexe (le gagnant reçoit un chèque de X euros). Vous avez également plusieurs autres possibilités en lien (c’est préférable) ou non avec votre activité, vos produits et votre marque.

• Un Chèque cadeau ou carte-cadeau.
• Un Objet à forte valeur ajoutée tels que : un objet Higth Tech, un panier de produits références de votre marque (ou une exclusivité produit par exemple), un objet sponsorisé par un partenaire officiel…

• Un voyage (pour deux ou en famille…).
• Une séance d’activité (sportive, bien-être, culturelle, de loisir, etc.) telle que : des places pour un concert ou un match de sport, un séjour dans un parc d’attractions…

Le jeu concours est, par essence, une action ponctuelle inscrite dans votre stratégie d’animation de votre programme de cooptation. Il n’y a pas d’obligation en matière de durée de jeu. Toutefois, un jeu concours sera toujours plus efficace s’il est limité dans le temps : notamment en terme d’engagement.

Généralement un jeu concours dure entre 15 jours et 1 mois. Cette durée permet à votre communication de produire son effet et à vos collaborateurs de prendre connaissance du jeu et de faire leurs actions.

Pour lancer son jeu-concours, il y a un certain timing à respecter. Typiquement, les périodes scolaires ne sont pas les meilleurs moments pour un jeu concours. Par contre, le challenge de cooptation peut être un bon moyen pour rebooster vos collaborateurs APRES les vacances.

Également, les périodes de fortes activités , où vos collaborateurs sont déjà très sollicités, ne vont pas vous permettre d’avoir une participation optimale.
Ainsi, choisissez une période où vous savez vos collaborateurs plus réceptifs : période sans grande activité ou événement. Vous pouvez aussi coupler votre concours avec un événement interne, si celui-ci fait sens avec le concours.

Vos collaborateurs doivent comprendre comment jouer et comment gagner. Le règlement est là pour poser le cadre et éviter toute incompréhension. Comme pour la mécanique de jeu, les règles de votre jeu doivent être simples. Si elles sont trop complexes, vous perdrez des participants en route.

De manière claire et concise, votre règlement précise :

• Qui a le droit de jouer.
• Les exceptions (au niveau des participants, des recommandations, etc.).
• la date de début et de fin avec la date de communication du nom du gagnant (ou des gagnants).
• La mécanique de jeu.
• Le système de dotation (récompense) et les modalités.

Dernière étape et non la moindre, la communication ! Établir un plan de communication pour promouvoir votre concours. Ce plan, même simple, vous permettra de définir la communication prévue et d’identifier les étapes à faire pour avoir la visibilité et l’engagement et atteindre votre objectif.

4 temps forts de communication sont à prendre en compte :

• Avant le Jour-J de votre concours de cooptation : avec des « teasing » pour attirer et créer l’envie chez vos collaborateurs.
• le Jour-J : pour dévoiler votre concours, expliquer les règles et la récompense.
• Pendant le jeu-concours : pour animer votre concours, sensibiliser les retardataires, booster l’engagement… Être présent dans l’esprit des collaborateurs tout au long du concours.
• Après le concours : Et oui, maintenant que vos collaborateurs ont participé, il faut donner les résultats et mettre en avant le ou les gagnants. D’une part pour valoriser leur participation et montrer votre reconnaissance, d’autre part pour susciter l’envie chez les autres collaborateurs de recommencer (ou de participer) au prochain jeu-concours. Au-delà du nom du gagnant, il faut aussi communiquer sur les impacts du concours, ce que cela a permis de faire : « grâce à vous, XX recommandations ont été effectuées, XX candidats rencontrés, XX recrutements ».