C’est une question que l’on nous pose souvent. Nous avons donc voulu prendre du recul sur ce vaste sujet et vous donner notre méthode.

Devant le choix qui s’offre à vous concernant les ATS (Applicant Tracking System), la 1ère question à se poser n’est pas : « comment distinguer le bon du mauvais ATS ? » mais plutôt « Pourquoi ai-je besoin d’un ATS? ». Outil incontournable du recruteur, l’ATS peut répondre à plusieurs besoins en recrutement… Et finalement bien choisir son ATS, c’est choisir celui qui répondra à vos besoins et attentes… Explications

ATS, les bases à savoir

L’ATS, Applicant Tracking System (ou Outil de Gestion de candidatures), est un logiciel de suivi de candidatures et de gestion digitale du processus de recrutement en entreprise.
Il existe un grand nombre d’acteurs ATS en logiciel installé ou en mode SaaS.

Certains ATS proposent des fonctionnalités strictement axées sur la gestion du processus de recrutement et des candidats :
– Diffusion d’annonces.
– Centralisation des candidatures.
– Intégrations des CV.
– Gestion des candidatures.
– Reporting…

D’autres développent des fonctionnalités plus transverses liées au recrutement (telles que les entretiens vidéo, la Marque Employeur, le site carrière, la cooptation, la mobilité interne, etc.)… Faisant parfois de l’ATS un outil plus complet (trop ?), plus complexe et finalement moins performant car moins abouti et spécialisé.

Vous voyez arriver la 1ère difficulté du choix :

Dois-je choisir un outil de recrutement unique (faisant « tout » mais le fait-il bien ?) ou un ATS proposant moins de choix que je pourrais compléter avec d’autres solutions digitales de recrutement ?

Nous avons d’ailleurs consacré un webinar sur le sujet dont vous trouverez les éléments à retenir dans notre article « SIRH : outil unique, mythe ou réalité ? Comment choisir la bonne option ? »

Vient s’ajouter à votre confusion, la tendance grandissante d’utiliser un CRM (Customer Relationship Manager) en recrutement. Selon The Top Staffing and recruiting Trends for 2019 by Bullhorn, dans quelques années les CRM représenteraient 60% des outils de gestion de recrutement.

En effet, l’approche de la relation candidat possède de nombre points communs avec la gestion de la relation client.
Certains CRM proposent donc des fonctionnalités similaires à un ATS avec une attention particulière sur le suivi de la relation avec le vivier de candidats créé (à la manière de la fidélisation clients).

Mais alors que faire ? Comment fixer sa décision ? Pour être plus efficace dans votre choix partez des raisons qui font que vous avez besoin d’un ATS : de votre « pourquoi » !

NB :  pour connaître tous les ATS présents sur le marché, n’hésitez pas à aller voir l’énorme travail fourni par Laurent Brouat et son équipe de L’Ecole de Recrutement qui ont répertorié tous les ATS présents sur le marché en catégories dans un guide complet.

Pourquoi utiliser un ATS ?

Car oui, c’est la 1ère question à se poser, cela vous permet de revenir à l’essence même de l’utilisation d’un nouvel outil : le besoin auquel il répond !
Ainsi vous pourrez choisir votre ATS en fonction des besoins exprimés des recruteurs et RH ainsi que toutes parties prenantes de vos recrutements (candidats, managers, collaborateurs) :

Gagner du temps dans le pilotage des recrutements et automatiser certaines actions chronophages telles que : l’intégration des CV, la multidiffusion, les reportings, etc.

– Centraliser (et sécuriser) les informations et améliorer la coordination entre les différents recruteurs afin d’éviter les pertes d’informations et les doublons, de faciliter les passations de dossiers de recrutement ou la transmission d’informations, d’être compliant avec le RGPD.

Optimiser la gestion du vivier de candidat et le suivi de vos recrutements pour des gros volumes de candidatures, des postes récurrents ou des besoins en compétences similaires pour des recrutements différents.

Développer une meilleure collaboration entre recruteurs et managers sur les recrutements : pour faciliter (« accélérer ») les échanges et les prises de décision communes.

Optimiser la digitalisation de son recrutement et la synchronisation de la gestion des candidatures avec les autres outils (de cooptation, de mobilité interne, de site carrière) et rendre l’utilisation de chacun d’entre eux plus efficiente.

Améliorer son expérience candidat et son attractivité Marque Employeur : professionnaliser son suivi candidat, gagner en exemplarité sur le sujet et fluidifier la démarche des candidats (visibilité des offres, optimisation des formulaires, des planifications, des suivis, etc.).

Bien sûr la liste n’est pas exhaustive, l’idée est de faire un travail en amont de réflexion et de tri sur ce qui peut être optimisé par un outil.
Pour choisir l’ATS qui vous correspond, il vous faut identifier votre besoin primaire, LE critère décisif, puis hiérarchiser vos autres besoins : besoins principaux, secondaires, tertiaires (ou facultatifs).

L’outil « Tout en Un » est souvent rare, cher et finalement généraliste … Et son usage presque toujours partiel. Alors qu’en priorisant les besoins, vous vous assurez de disposer d’un outil qui VOUS apporte ce que vous souhaitez.

Au final, comment choisir son ATS ?

La manière de choisir son ATS possède beaucoup de points communs avec celle pour digitaliser son processus de recrutement.

Étape 1 : Identifier dans votre besoin, les phases de votre processus concernées. Puis hiérarchiser.
Etape 2 : Faire sa sélection d’ATS en fonction de son ou ses besoins.
Etape 3 : Solliciter et accompagner les équipes concernées.
Etape 4 : Définir des objectifs précis auxquels devra répondre l’outil.
Etape bonus : Adopter une logique de conduite de changement.

Vous pouvez retrouver toutes ces étapes et les points importants dans cette checklist !

6 bonnes pratiques pour trouver votre ATS

Dans votre étape 2, vous allez devoir faire obligatoirement un benchmark des possibles ATS.

Pour cela :

1/ Gardez en tête vos priorités et besoins fondamentaux.
2/ Associez les fonctionnalités proposées par les ATS trouvés avec vos besoins.
3/ Présélectionnez maximum 4 ATS répondant au mieux à vos souhaits.
4/ Prenez des références clients de vos shortlistés pour avoir des avis utilisateurs.
5/ Testez, testez, testez !
6/ Consultez les différents utilisateurs (RH, recruteurs, managers, etc…) pour valider avec eux : l’ergonomie, l’usage et les fonctionnalités proposées.

ATS conseil choixPetit conseil : Pensez à aujourd’hui… Mais aussi à demain !

Dans votre réflexion et vos différents tests, en plus de vos besoins actuels, projetez-vous aussi dans vos besoins futurs (aux perspectives de développement dans les années à venir.). Cela vous évitera d’avoir un ATS à durée limitée. Toutefois attention à ne pas trop se projeter et de multiplier les fonctionnalités dont vous n’aurez finalement jamais besoin. Ni trop , ni trop peu … la vérité est dans le milieu.

Que cela soit pour votre 1ère recherche d’ATS ou pour le changement de votre ATS actuel : Bon ou mauvais, telle n’est pas la question. Il vous faut finalement choisir le bon ATS en fonction de l’usage que VOUS souhaitez en faire.

ATS outil recrutementRéfléchissez également à la connexion de cet ATS avec les autres outils RH/Recrutement utilisés ou que vous allez utiliser. Cela va aussi déterminer le choix d’une solution unique qui fait tout (un peu) ou d’une coordination d’outils permettant d’offrir plus de performance. D’ailleurs beaucoup de ces outils spécialisés (tel que Keycoopt System pour la Cooptation et la Mobilité Interne) sont conçus afin de s’intégrer aux ATS. Notre plateforme Keycoopt System est par exemple déjà connectée avec des ATS tels que Saba TalentLink, DigitalRecruiters, Smart Recruters, SuccessFactors…