Programme de cooptation : les 5 pièges à éviter

On le sait, il suffit souvent de faire appel à ses collaborateurs pour trouver les meilleurs candidats. 64% des recruteurs considèrent que les meilleurs candidats sont ceux qui ont été recommandés [1]. Pourtant, beaucoup pratiquent encore la cooptation artisanale.

Si vous aussi, vous pensez que les meilleurs candidats sont accessibles depuis le réseau de vos collaborateurs, vous allez logiquement décider de lancer un programme de cooptation en interne dans votre société.

Bien sûr, résistance au changement oblige, vous allez batailler pour convaincre l’ensemble du département RH.
Martine et Fabrice sont plutôt favorables à votre projet, Séverine est moyennement convaincue, et Jean-Pierre, fidèle à son sens aigu de l’analyse, se fend d’un petit commentaire : « Franchement, à quoi ça va servir, ce truc ? ».
S’engage alors une longue guerre froide, au bout de laquelle votre projet est finalement validé par l’équipe.

Soulagé, vous allez voir les développeurs, le projet sous le coude.
« Combien de temps ça va prendre ? ».
« Quinze jours », on vous répond.
Songeant que c’est un délai tout à fait raisonnable, vous saluez l’équipe, le sourire aux lèvres : « À dans quinze jours, alors ! ».
Là, on vous précise : « Quinze jours, mais pas consécutifs ».

Six mois plus tard, la plateforme est opérationnelle. Vous vous posez alors la question fatidique : quels systèmes de récompense appliquer ? Des cartes cadeaux, un week-end au soleil, une prime ? Le débat qui s’ensuit provoque une brouille définitive entre Jean-Pierre et le reste de l’équipe. Mais vous relativisez car, peu de temps après… c’est enfin le Jour J !

Votre programme de cooptation, pour lequel vous avez tant bataillé, a vu le jour.

Seul problème : le nez dans le guidon, vous avez oublié de communiquer la nouvelle aux collaborateurs. Et vous vous retrouvez avec une plateforme très performante… mais que personne n’utilise !

La recommandation est devenue un art de vivre. On se recommande les bons plans, les bons hôtels, les bons films. TripAdvisor, Airbnb, Blablacar, Amazon : autant de grands groupes dont l’activité repose en partie (voire totalement) sur la recommandation.

Pourtant, en matière de recrutement, une confusion subsiste encore, pour certains, entre la cooptation et le piston. La différence est pourtant claire : les collaborateurs-coopteurs recommandent la bonne personne, car c’est un acte engageant.

Un programme de cooptation sera donc accueilli avec méfiance s’il est amené sans pédagogie. Il faut expliquer que le candidat recommandé passe un entretien de recrutement, comme tout le monde.
La cooptation permet avant tout de repérer des talents, elle n’est en aucun cas une promesse de recrutement. Il faut aussi voir le programme de cooptation comme un acte de confiance. C’est une possibilité pour les collaborateurs de recommander des « talents » et d’être investis dans la stratégie de recrutement de l’entreprise.

 « 1er Mars 1995
Cher journal,
Enfin, je maîtrise Excel ! C’est un outil vraiment révolutionnaire. Je peux voir sur un tableau unique tous les candidats qui m’ont été recommandés. C’est très simple. Dans la colonne A, je mets le nom du candidat. Dans la colonne B, le nom du coopteur. Et dans la colonne C, j’entre l’annonce concernée. Décidément, on n’arrête pas le progrès ! »

Eh oui, vous êtes récemment tombé sur cette courte mention dans votre journal intime. Ça vous a rendu un brin mélancolique. Et vous vous êtes dit : « Heureusement, mon nouveau programme de cooptation sera autrement plus moderne ! ».

Certes… Seulement, dans la pratique, le programme de cooptation devient souvent le quinzième onglet d’un outil utilisé par les recruteurs. Et, par la force des choses, ils finissent par ne plus l’utiliser.
Or, un outil web, aussi moderne soit-il, ne sera pas plus interactif qu’un tableur Excel s’il n’est pas régulièrement animé..

Pour emporter l’adhésion des recruteurs, la plateforme doit avoir des fonctions qui la rendent indispensable. Entre autres : la possibilité de cibler les collaborateurs selon, par exemple, leur métier ou leur zone géographique. Mais aussi une bonne expérience utilisateurs qui permettra aux recruteurs de traiter les recommandations reçues au jour le jour, sans que l’outil devienne une usine à gaz, etc.

Autant d’avantages qui distingueront le programme de cooptation des autres outils de votre SIRH.

Et, ironie du sort, les collaborateurs se sont tellement peu familiarisés à la plateforme qu’ils prennent votre petite sollicitation annuelle pour un spam…

On ne le répétera jamais assez : un bon outil web doit être animé régulièrement. Car si, en votre qualité de chef de projet, vous considérez la plateforme comme la huitième merveille du monde, les collaborateurs, eux, auront sans doute d’autres priorités.

D’où la nécessité de rendre la cooptation ludique. À ce titre, la gamification est un élément stratégique pour la réussite d’un programme de cooptation.
Une idée parmi d’autres : développer un système de récompense à plusieurs niveaux. Une carte cadeau si le candidat recommandé est shortlisté, et un dîner en tête à tête avec la star N°1 du moment s’il y a recrutement (oui, parfois, il faut avoir recours aux grands moyens).

Posez-vous aussi la question : est-ce que tous mes collaborateurs sont attirés par les mêmes incentives ? Il est probable que la récompense adéquate varie d’un coopteur à l’autre. A défaut d’une récompense personnalisée, il faut peut-être proposer au moins trois incentives différents.

Un programme de cooptation interne ne remporte l’adhésion que s’il offre aux collaborateurs une expérience personnalisée. À savoir : si je suis Responsable Commercial en région parisienne, je reçois en priorité des annonces concernant des profils commerciaux, dans un rayon proche de Paris.

Trop souvent, c’est le contraire qui se produit : TOUTES les annonces sont envoyées à TOUS les collaborateurs, sans aucun ciblage. Et les commerciaux de Paris reçoivent une sollicitation pour un poste d’Assistant Juridique à Toulouse…

Bien sûr, ils sont susceptibles, comme les autres, de recommander le bon candidat. La magie du réseau offre beaucoup de surprises, et il est possible que nos amis parisiens aient un bon contact inattendu à Toulouse.

Cependant, un manque de ciblage entraîne à coup sûr une lassitude des collaborateurs. Ils en ont assez de recevoir des annonces qui ne correspondent pas à leur cœur de métier, et se désintéressent du programme de cooptation.