SIRH : outil unique, mythe ou réalité ? Comment choisir la bonne option ?

Gestion des talents, Sourcing, Evaluation : à l’heure où les solutions digitales RH se multiplient, est-ce que la tentation d’une solution unique est une bonne ou une mauvaise idée ?
Lors de Saloon RH, Antoine Perruchot, CEO, et Ronan Limon Duparcmeur, CTO de Keycoopt System, accompagnés par Antoine Tison, DRH de la société Roquette, se sont penchés sur la question … Voici ce qu’il fallait retenir de leur conférence.

1/ De quoi parlons-nous ?

Le SIRH : système qui peut couvrir l’ensemble des processus ressources humaines. Il permet donc de gérer toutes les grandes fonctions de cette activité comme : la partie administrative, la formation, la gestion de la paie, le recrutement, la gestion des talents ou encore l’évolution des carrières des collaborateurs.
Grâce à sa base de données centralisée, le SIRH permet également d’élaborer des tableaux de bord précis et réactifs.

SIRH et ATS

Le SIRH peut être constitué d’un ATS (Applicant Tracking System) qui va gérer les différentes étapes du process de recrutement, où une ou plusieurs solutions digitales peuvent intervenir :

Sourcing ; jobboard, recommandation, réseaux sociaux
Gestion des talents
Evaluation
Site Carrière
Onboarding

Quels choix avons-nous ?

1/ L’outil unique

2/ La combinaison de plusieurs outils spécialisés

3/ La plateforme avec des assemblages de briques.

2 / Points Forts & Points Faibles de chaque solution

L’outil unique

Souvent proposée par de gros éditeurs, la solution unique d’un SIRH, comprenant l’ensemble de vos champs RH, existe depuis quelques années déjà.

Points Forts

Unique interlocuteur facilitant les échanges en amont, mais également pendant l’intégration (suivi, maintenance, support).

Intégration facilitée avec des spécialistes certifiés techniques.

Adaptabilité technique relative (en fonction des concessions de l’éditeur) pour ajuster la solution aux contraintes de votre structure, offrant un système robuste et semi-sur-mesure.

Industrialisation et automatisation des process RH.

Puissante base de données : unique endroit dans lequel rechercher et répertorier tout ce qui concerne la politique RH.

Synergie des briques RH facilitée grâce au basculement automatique d’un champ RH à l’autre grâce aux briques interconnectées.

Points Faibles

Fort risque d’incompatibilité (ou multiplication des adaptations) avec le SI existant (et donc un besoin de s’assurer de la compatibilité de toutes les fonctionnalités déjà présentes avec la nouvelle solution unique).

⇒ Allongement de la phase amont.

⇒ Augmentation des risques de complications postérieures à l’intégration lors de la phase d’évolution du SIRH.

Dépendance à la disponibilité de l’interlocuteur unique en cas de problème et problème de résilience de la solution (risque de perdre tout).

Manque de modernité des solutions, souvent existantes de longue date, testées et approuvées, mais pas toujours à la pointe de la technologie (inhérent au temps nécessaire afin de développer l’ensemble des fonctionnalités au détriment de l’optimisation de l’existant).

Lourdeur de la mise en œuvre, nécessitant d’avoir une belle maturité RH avant l’implémentation.

Manque d’agilité dans un contexte multi pays et multiculturel.

Obligation, parfois, d’adapter sa politique RH aux fonctions prédéfinies dans l’outil et de risquer ainsi de perdre sa culture RH.

“Avec la solution unique, c’est un peu le syndrome de la machine qui fait tout ! Si votre TV fait également lecteur DVD, lecteur Blu Ray et votre système de sono, lorsqu’il tombe en panne, c’est l’ensemble que vous perdez. Le côté unique peut poser un problème de résilience. Et la résolution de votre problème va dépendre en grande partie de votre bonne relation avec votre interlocuteur unique”. Ronan Limon Duparcmeur, CTO, Keycoopt System

“1. Soyez prêt !

2. Assurez-vous que vous pourrez faire évoluer l’outil dans le temps de manière simple et efficace.

3. Attention à conserver votre culture d’entreprise. L’outil doit s’adapter à votre culture RH et non la redéfinir ! “

Antoine Tison, DRH, Roquette

La combinaison d’outils spécialisés

Le deuxième choix s’offrant à vous consiste à assembler plusieurs solutions spécialisées dans un ou deux champs d’expertises RH pour constituer votre SIRH. Ces solutions sont, le plus souvent, conçues pour le collaboratif.

Points Forts

Une solution sur-mesure car tous les composants ont été choisis en fonction de l’action spécialisée voulue (VS des fonctionnalités imposées d’un gros système) = plus de flexibilité dans les choix.

Une intégration facilitée car les outils sont conçus pour ne pas être intégrés seuls.

Possibilité de construire son SIRH progressivement, outil par outil.

Optimisation des politiques RH spécialisées = possibilité d’être plus précis.

Fail & Learn possible = on peut tester sans tout risquer.

Plus adapté pour répondre à un besoin ponctuel.

Points Faibles

Multiplication des interlocuteurs = complexification des échanges.

Nécessite, parfois, des compétences internes pour accompagner certaines intégrations.

Complexité additionnelle avec un plus grand risque d’incompatibilité dû à l’intégration de solutions différentes.

Prise en main par les différents utilisateurs nécessitant une formation pour chaque outil (augmentation des sources d’erreur).

Difficulté de trouver une bonne adéquation avec le multiculturalisme d’une organisation multi pays.

“La spécialisation permet de faire peut-être moins unitairement, mais de manière plus spécialisée et efficace ! Il y a souvent aussi une plus grande écoute des “petits éditeurs” envers leurs clients avec, du coup, un véritable accompagnement de ces derniers. Le Fail & Learn nécessite aussi du temps et des ressources, mais cette agilité vous permet d’explorer votre solution pour trouver la combinaison la plus efficace possible et qui vous correspond le mieux. Il faut réfléchir en termes de ROI et KPI spécifiques ! “ Antoine Perruchot, CEO, Keycoopt System

La plateforme

« La plateforme correspond à un hybride des 2 solutions. Une solution mixte en somme ! Cela correspond à un gros système général auquel viennent s’ajouter des plug-ins plus spécifiques issus d’une place de marché (un catalogue prédéfini). Ces composants peuvent être changés, ajoutés ou retirés de la plateforme.” Ronan Limon Duparcmeur, CTO, Keycoopt System

Points Forts

Diminution des risques d’incompatibilité (lié à la place de marché) et constitution d’une chaîne de composants spécialisés sur une base commune.

Avantages de la solution lié à un gros éditeur (fournisseur majoritaire des plateformes SIRH) = robustesse de la solution et diminution du nombre d’interlocuteurs.

Customisation interne propre possible.

Augmentation de l’autonomie face à l’éditeur (installation des briques que l’on veut, quand on le veut et parce qu’on le veut) avec, donc, la possibilité de garder sa logique RH, sa politique et sa vision tout en maîtrisant son temps.

Points Faibles

Inconvénients liés à la solution via un gros éditeur : disponibilité relative de l’interlocuteur unique.

Engagement fort à un seul éditeur (on est pieds et poings liés avec un fournisseur.).

Choix restreints des composants (briques) disponibles sur la place de marché avec donc une perte d’innovation potentielle.

Nécessité d’avoir des compétences annexes à l’opérationnel RH pour mettre en œuvre la plateforme SIRH (MOA, MOE, Architecture SI etc.) avec un risque d’être dépassé par le projet.

Augmentation des risques liés à l’autonomie. Si le Core HR n’est pas robuste, l’outil ne pourra finalement pas être déployé.

« Il existe une variante de la plateforme tierce. La plateforme construite en interne ! Cette variante est d’un grand intérêt lorsque vous avez les moyens (financiers, humains et de compétences). Cela vous permet effectivement de créer vous-même votre plateforme en vous détachant complètement de l’éditeur et de sa place de marché. L’Oréal ou encore Publicis ont, par exemple, construit de A à Z leur plateforme et les briques qui la composent. Leur CoreSystem RH leur est propre. Chaque brique a été créée de manière ultra-personnalisée par rapport à leur besoin et leur pratique. Et le tout repose sur un système solide en totale adéquation avec leur politique RH. Par contre, une telle plateforme nécessite évidemment un très gros investissement.” Antoine Perruchot, CEO, Keycoopt System

3 / Comment faire son choix ?

3 piliers de décision

“ Il existe 3 piliers pour faire son choix concernant son SIRH Recrutement ou SIRH général :

La maturité des process RH au sein de votre entreprise

L’appétence de votre direction générale pour les RH et les politiques RH.

La géographie de votre organisation (multiculturelle et multipays) et la taille de votre entreprise.

Le coût de la solution ne doit pas être le driver principal voire même le secondaire, car finalement, si vous avez analysé l’adéquation de la (des) solution(s) avec vos besoins, que les ROIs sont démontrés, que vous êtes convaincant face à une direction qui suit les politiques RH… Le budget suit également. Dans la limite du raisonnable entendons – nous bien ! “ Antoine Tison, DRH, Roquette

Mettre vos équipes IT dans la boucle de réflexion très en amont.

En effet, en fonction de la solution choisie, vos équipes IT seront sollicitées différemment.
N’oubliez pas de vous poser les bonnes questions :
Est-ce-que vous avez les compétences pour faire de l’intégration ? Vos équipes IT ont-elles les compétences techniques requises également en terme de sécurité des données ?
Si la réponse est non, il vaut mieux se tourner vers une solution plus clef en main, quitte à faire des sacrifices.

S’adapter à la taille de son entreprise.

Les besoins ne sont pas les mêmes en fonction de la taille de l’entreprise, l’agilité et la complexité de l’organisation non plus.
Plus votre entreprise grandit, plus la complexité de son organisation et les enjeux impliqués nécessitent une plus grande adaptabilité et spécificité dans les outils.

« Pour résumer, et c’est ma conviction :

Pour les TPE et les Petites Entreprises : l’outil unique permet d’avoir une solution clé en main, solide, plus facilement intégrable, car moins de contraintes d’adaptation (Technique et sur le SI existant).

Pour les Moyennes et Grandes Entreprises : Pour ce type d’entreprises, la solution unique peut s’apparenter à l’hydravion : ce n’est ni un avion, ni un bateau, il fait les deux, mais pas complètement.

Or, les coûts annexes (ROIs moins performants sur les spécificités RH individuelles, perte d’innovation, etc.) de l’outil unique peuvent vous coûter finalement beaucoup plus chers que le prix facial. C’est d’ailleurs pour cela que la combinaison d’outils est souvent recommandée dans ce cas de figure. Cela apporte plus de professionnalisation sur des besoins très précis.

Pour les Très Grandes Entreprises : la conception en interne de l’outil SIRH représente le meilleur moyen d’avoir un SIRH sur-mesure, précis et en totale adéquation avec les politiques et fonctionnements multi organisationnels. » Antoine Perruchot, CEO, Keycoopt System

N’hésitez pas à retrouver l’intégralité de la conférence d’Antoine Tison, de Ronan Limon Duparcmeur et d’Antoine Perruchot dans le replay du webinar de Saloon RH – SIRH Et Recrutement : Outil unique mythe ou réalité ?

Ils vous y livrent d’autres conseils et pistes de réflexion !